Slik sjekker du betalingsanmerkninger på en bedrift

En betalingsanmerkning er en registrert opplysning om at et krav ikke er gjort opp. For bedrifter legges den inn av kredittopplysningsforetak, og grunnlaget er i praksis et krav som er sendt til inkasso, en sak som har vært behandlet i forliksrådet, eller en dom mot foretaket.

Det er verdt å merke seg hva en betalingsanmerkning ikke er. Den er ikke en offentlig svarteliste, og den ligger ikke i Brønnøysundregistrene. Opplysningen ligger i kredittopplysningsforetakenes egne registre, og du får den først når du henter en rapport eller et oppslag på organisasjonsnummeret.

For deg som selger på faktura er merknaden først og fremst et signal om betalingsvillighet og betalingsevne. Den sier noe om hvordan kunden har håndtert krav tidligere, og den påvirker hvilke betingelser du bør gi. For deg som kjøper er den et signal om at leverandøren kan få problemer med å levere det du har bestilt.

En kredittrapport inneholder mer enn selve merknaden. Du får typisk registrerte merknader med dato og status, betalingserfaring, regnskapstall, antall ansatte, roller og en samlet kredittvurdering. Helheten er ofte mer nyttig enn det ene feltet du lette etter.

Betalingsanmerkningene ligger hos kredittopplysningsforetakene, men du bør se flere steder for å få et fullstendig bilde:

• Kredittopplysningsforetak, som gir selve merknadene og kredittvurderingen. I Norge er Experian, Creditsafe, Dun & Bradstreet og Soliditet blant de kjente aktørene.
• Brønnøysundregistrene, der du ser at foretaket er registrert, hvem som har roller, regnskap og kunngjøringer om konkurs.
• Løsøreregisteret, som viser registrerte panterettigheter i løsøre.
• Motparten selv, som kan gi regnskap, referanser og en forklaring på det du har funnet.

Brønnøysundregistrene gir deg ikke merknadene, men de gir deg grunnlaget for å gjøre et riktig oppslag. Der kontrollerer du at organisasjonsnummeret stemmer, at foretaket er aktivt, og at personen du forhandler med faktisk har en rolle i selskapet. Det er fort gjort å ende opp med et søsterselskap eller et nedlagt foretak med nesten samme navn.

Hvor mange oppslag du trenger, avhenger av hvor stor avtalen er. Ved små og kortsiktige leveranser kan ett oppslag være nok. Ved rammeavtaler eller kreditt over tid kan det være fornuftig å hente rapporter fra to foretak, fordi registrene ikke alltid er helt identiske. Kredittopplysningsforetakene tar betalt per oppslag eller gjennom abonnement, og prisene varierer. Sjekk deres egne nettsider for gjeldende priser og vilkår, de kan endres.

En ryddig sjekk følger samme rekkefølge hver gang, slik at du ikke glemmer noe og kan dokumentere vurderingen i ettertid:

1. Finn organisasjonsnummeret i Enhetsregisteret, ikke bare firmanavnet.
2. Kontroller at foretaket er aktivt, og at den du snakker med har en rolle.
3. Bestill kredittrapport på organisasjonsnummeret.
4. Les merknadene, og skill mellom merknader på foretaket og merknader på eieren.
5. Se på regnskap, egenkapital og resultat de siste årene, ikke bare på merknadene.
6. Spør motparten om det du ikke forstår, og skriv ned svaret.

Steg 6 er det mange hopper over. En registrert merknad er ikke alltid et tegn på at bedriften er i ferd med å gå over ende. Det kan være en tvist om en faktura, en gammel sak som er gjort opp, eller et krav som er bestridt. Et kort spørsmål gir ofte et bedre svar enn en stoppkloss.

Skriv ned dato for sjekken, hvilken kilde du brukte og hva du konkluderte. Det er nyttig hvis du senere må forklare hvorfor kunden fikk forskuddsbetaling, lavere kredittgrense eller avslag. Dokumentasjonen gjør også at du behandler kunder likt.

Dette bør du se etter:

• Registrerte betalingsanmerkninger, med dato og hvem som har meldt kravet.
• Om merknaden er aktiv eller avsluttet, og om kravet er gjort opp.
• Betalingserfaring, altså hvordan foretaket har betalt tidligere.
• Kredittvurderingen og begrunnelsen bak den.
• Regnskap og egenkapital, særlig om egenkapitalen er svekket over tid.
• Rolleendringer og nye eiere de siste årene.
• Konkurs, tvangsavvikling eller andre kunngjøringer.

Den vanligste feilen er å se på ett tall og konkludere. En kredittvurdering er en vurdering, ikke en dom. Et foretak kan ha lav vurdering fordi det er nytt og uten historikk, uten at det finnes en eneste merknad. Et annet kan ha høy vurdering og likevel få en merknad registrert neste måned.

Se også på sammenhengen mellom merknad og regnskap. Et selskap med solid egenkapital og ett gammelt krav er en annen risiko enn et selskap med negativ egenkapital, svak likviditet og flere aktive merknader. Det er kombinasjonen som bør styre hva du gjør videre.

Det finnes noen fallgruver som gir et feil bilde hvis du ikke er oppmerksom:

• Enkeltpersonforetak: her er eieren og foretaket samme økonomiske enhet, og merknader på eieren er relevante for foretaket.
• Konsern: morselskapets merknader sier ikke nødvendigvis noe om datterselskapet du faktisk skal fakturere.
• Nye foretak: en tom rapport betyr ofte bare at det ikke finnes historikk ennå, ikke at kunden er trygg.
• Gamle merknader: en merknad kan bli stående etter at kravet er gjort opp, hvis ingen purrer på den.
• Feil foretak: oppslag på firmanavn treffer ofte feil selskap.

En annen fallgruve er å bruke opplysningene til mer enn det du hentet dem for. Du henter kredittopplysninger for å vurdere en konkret avtale, ikke for å samle informasjon om folk du er nysgjerrig på. Hent bare det du trenger, lagre det så lenge det er nødvendig, og slett det du ikke lenger har bruk for.

For enkeltpersonforetak er opplysningene knyttet til en fysisk person, og da gjelder personvernreglene i tillegg. Du skal ha et saklig grunnlag for kredittvurderingen, og det er vanlig å opplyse om at det gjøres en kredittvurdering. For aksjeselskaper er opplysningene knyttet til foretaket.

En merknad betyr ikke automatisk nei. Det vanlige er å tilpasse betingelsene til risikoen:

• Forskuddsbetaling, helt eller delvis, på første leveranse.
• Kortere betalingsfrist og tydelig purrerutine.
• Lavere kredittgrense som vurderes på nytt senere.
• Betaling med kort eller BankID ved bestilling, i stedet for faktura.
• Garanti eller bankgaranti ved store leveranser.
• Dele opp leveransen i mindre deler, slik at eksponeringen blir mindre.

Ha en fast praksis, slik at du ikke gir ulike svar til like kunder. En enkel beslutningsregel kan være: velg vanlige betalingsbetingelser hvis rapporten er uten merknader og regnskapet er solid, velg forskudd eller lavere kredittgrense hvis det finnes en aktiv merknad, og velg å avslå hvis det er flere aktive merknader kombinert med svak egenkapital.

Det praktiske rundt betaling er ofte det som avgjør om du faktisk får pengene. Vi har samlet det i Betalingsløsning og faktura for bedrifter: komplett guide, der du blant annet ser hvordan du setter opp betalingsbetingelser og rutiner for purring. Skal kunden faktureres elektronisk, er EHF-ordre: hva det er og hvordan du bruker det relevant, fordi formatet da er bestemt på forhånd.

Med bedriftskunder er det en fordel at betalingsflyten er forutsigbar. tjenesten vår handler om nettopp dette: betalingsløsninger som passer til måten du selger på, enten det er i nettbutikk, på faktura eller begge deler. Når betalingen er ryddig satt opp, blir en merknad en opplysning du kan vurdere, ikke et problem du oppdager for sent.

Sjekk betalingsanmerkninger med jevne mellomrom, ikke bare ved første avtale. En kunde som var uten merknader i fjor kan ha fått flere i år. For kunder du fakturerer løpende, kan det være praktisk å legge inn en ny sjekk en gang eller to i året, og oftere hvis kunden er stor og eksponeringen er høy.

De fleste kredittopplysningsforetak tilbyr varsling eller overvåking av kunder du følger med på, slik at du får beskjed når det skjer endringer. Det er en enkel måte å slippe å huske på manuelle oppslag, og det gir deg tid til å stramme inn betingelsene før en faktura blir stor.

Kundene dine gjør den samme vurderingen av deg før de bestiller. Sørg for at nettstedet fungerer, at domenet står registrert på bedriften og at det er SSL-sertifikat på plass. Trenger du flere varianter av navnet, er det nyttig å vite hvordan du sjekker om et domene er ledig, og går e-posten på eget domene, bør du vite hva webhotell er og hvem som har kontrollen over kontoen.

Nettsaga jobber med små og mellomstore bedrifter, særlig håndverkere og lokale tjenester, og setter opp nettsider, nettbutikker, betalingsløsninger og kundesystem for oppfølging av henvendelser. Vi mener vi er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter, og over 1 200 bedrifter har valgt oss. Vil du se hvordan betaling, faktura og oppfølging kan henge sammen, kan du booke en demo.