Slik lager du en profesjonell e-postsignatur

Hva signaturen skal gjøre for deg

Signaturen legges i de fleste e-postklienter automatisk nederst i hver nye melding, og ofte bare når du skriver til noen utenfor egen organisasjon. Den inneholder typisk navn, kontaktinformasjon og opplysninger om bedriften. Mange bedrifter gir ansatte en mal nettopp fordi signaturene skal være enhetlige og ikke avhenge av den enkeltes smak.

En god signatur gjør tre ting: den identifiserer avsenderen, den gjør det enkelt å ta kontakt på en annen måte enn e-post, og den viser at bedriften er ryddig. Den skal ikke selge. Lange bannere, sitater og bilder trekker oppmerksomhet bort fra det du faktisk skrev. Vil du bruke e-post til markedsføring, hører det hjemme i markedsplanen, ikke i signaturen.

Signaturen henger tett sammen med resten av e-postoppsettet. En signatur med en adresse på et privat domene svekker inntrykket av en profesjonell bedrift. Start derfor med domene og e-post for bedrifter, og bygg signaturen oppå det.

Dette bør signaturen inneholde

Grunnstammen er enkel: navn i feit skrift, stillingstittel eller rolle, avdeling eller team, telefonnummer, e-postadresse, bedriftsnavn og nettadresse. Har du det, kan du legge til logo og en lenke til LinkedIn. Alt annet er valgfritt og bør bare være med hvis det faktisk brukes til noe.

Lag gjerne to varianter, én fyldig for kunder og leverandører og én kort for korte tråder. Departementenes designmaler bruker for eksempel en lang og en kort variant, generert fra samme mal. For de fleste små bedrifter holder det med én fast versjon, men da bør den være kort nok til å fungere i en rask samtale.

Følg norsk skrivemåte: tittel og avdelingsnavn skrives med liten forbokstav ifølge Språkrådet. Skriv telefonnummer og e-post tydelig, og sjekk at bedriftsnavnet er stavet likt som i resten av kommunikasjonen. Unngå forkortelser som «mvh» eller «mh» i selve signaturen.

Slik lager du signaturen i verktøyet du bruker

I Outlook på pc starter du en ny e-post, trykker Sett inn og velger Signaturer. Der lager du en ny signatur, skriver inn innholdet og velger skrifttype og farger. Har du flere kontoer i samme Outlook, må du velge hvilken konto signaturen skal gjelde for. Inngangsstedet er det samme på Mac og Windows, men detaljene varierer litt.

I nettbasert webmail ligger feltet ofte under et tannhjul, eller du kan søke opp «signatur e-post» i innstillingene. Bruker bedriften Google Workspace, settes signaturen per bruker, og den kan også styres sentralt slik at alle får samme mal. Fremgangsmåten er beskrevet i oppsett av e-post med eget domene i Google Workspace.

Etterpå bør du teste. Send en e-post til deg selv fra mobilen og fra webmail, og se om linjeskift, telefonnummer og logo kommer riktig frem. Det er bedre å oppdage en knekt tabell i en test enn hos en kunde som vurderer å kjøpe.

Format som tåler mørkemodus og kopiering

Bruk samme skrifttype og størrelse som i resten av e-posten, og hold teksten svart. I statens designmaler er anbefalingen 10 eller 11 punkt, altså likt som brødteksten. Unngå dekorative fonter og egne skrifttyper som mottakeren ikke har installert, fordi de faller tilbake til noe helt annet.

Logo er lov, men hold den liten og bruk en versjon med bakgrunnsfarge slik at den er lesbar i mørkemodus. I andres maler er logoen gjerne rundt 250 piksler bred. Skriv alltid bedriftsnavnet som vanlig tekst i tillegg, siden mange klienter blokkerer bilder.

Ulike klienter håndterer signaturer ulikt, og tabeller, punktlister og innrykk kan fortone seg annerledes etter at du limer inn. Bygg derfor signaturen enkelt, lim den inn som ren tekst og test i flere klienter, i stedet for å bruke et avansert design som bare ser riktig ut i ditt eget program.

Felles mal og rutine for hele bedriften

Bestem hvem som eier malen, og legg den et sted alle finner den, for eksempel i en intern mappe med ferdig tekst og logo. Nye ansatte skal få den uten å måtte spørre, og den som bytter rolle eller telefonnummer må vite hvem som oppdaterer. Ta en gjennomgang når noe endres, ikke bare når noen husker det.

Vær bevisst på hva signaturen gjør offentlig. Telefonnummer, adresse og stilling er greit, men unngå personnummer, private numre og annet som ikke har med jobben å gjøre. Sjekk også at lenkene i signaturen peker dit de skal, og ikke på en kampanje som er avsluttet.

Måten signaturen administreres på, henger sammen med hvilken e-posttjeneste dere bruker. Noen velger europeisk e-post for å ha kontroll på hvor dataene ligger, og da bør malen settes opp likt for alle. Trenger dere eget domene og e-post satt opp på samme måte for hele teamet, kan du booke en demo hos Nettsaga.

Vanlige feil å unngå

Den vanligste feilen er at signaturen vokser over tid. Først kommer et sitat, så et banner for et arrangement, så to logoer til. Til slutt tar signaturen mer plass enn selve meldingen, og mottakeren må scrolle for å finne svaret. Sett et tak for hvor mange linjer signaturen kan ha, og håndhev det.

Den andre feilen er at hver ansatt lager sin egen versjon. Da får kundene ulike telefonnumre, ulike skrivemåter på bedriftsnavnet og ulike farger, og ingen av dem kan oppdateres samlet. En felles mal løser dette uten at det blir byråkratisk.

Den tredje er å glemme mobilen. Mange leser e-post på telefon, der bilder skjules og brede tabeller kuttes. Test signaturen der den faktisk blir lest, ikke bare i programmet på kontoret.

Vanlige spørsmål

Hva bør stå i en e-postsignatur?

Navn, rolle eller stillingstittel, avdeling, telefonnummer, e-postadresse, bedriftsnavn og nettadresse. Logo og LinkedIn er valgfritt, men hold det kort.

Hvor lang bør signaturen være?

Det finnes ingen fast regel, men få linjer er nok. Vurder en kort variant til interne tråder og en litt fyldigere til kunder.

Hvordan lager jeg en e-postsignatur i Outlook?

Åpne en ny e-post, velg Sett inn og deretter Signaturer. Lag en ny signatur, skriv inn innholdet og velg hvilken konto den skal gjelde for.

Kan jeg bruke logo i signaturen?

Ja, men bruk en liten logo med bakgrunnsfarge slik at den er lesbar i mørkemodus, og skriv bedriftsnavnet som tekst i tillegg.

Bør alle i bedriften ha lik signatur?

Ja. En felles mal gir gjenkjennelighet og gjør det enkelt å oppdatere telefonnumre og roller for alle samtidig.