Lagerrapporter i Shopify: slik holder du orden på varelageret

Hva lagerrapportene i Shopify faktisk viser

Shopify deler rapportene i kategorier, og lagerrapportene er en egen gruppe ved siden av salgsrapporter, ordrerapporter og profittrapporter. Lagerbeholdningsrapportene gir deg et øyeblikksbilde av lagerbeholdningen, gjennomsnittlig antall varianter som er solgt, og hvor stor andel av variantlagerbeholdningen som selges i en gitt periode.

Ved siden av disse finnes standardrapporter for justeringer av lagerbeholdning. De viser varehistorikken: hva som er mottatt, solgt, returnert og korrigert. Det er forskjellen mellom å vite hvor mye du har, og å vite hvorfor nivået er som det er. For de fleste små butikker er det den andre kunnskapen som sparer penger.

En detalj å kjenne: rapportene viser maksimalt 1000 rader. Totalene gjelder likevel alle rader, også de som ikke lastes inn. Butikker med mange varianter kan derfor se et riktig totaltall i en tabell som er avkortet. Er du helt ny med Shopify, er nettbutikk for bedrifter: slik starter og driver du en nettbutikk et godt sted å begynne.

Sett opp lagersporing før du leser rapportene

Du administrerer varelageret på Varelager-siden i Shopify-administratoren. Der konfigurerer du lagersporing, ser lagernivåer og gjør justeringer. Du kan også åpne loggen over lagerjusteringer for enkeltprodukter og varianter, og følge endringene i lagernivåene i lagerrapportdelen.

Lagersporing må være slått på per variant. Varianter uten sporing gir ingen beholdning å rapportere på, og de faller utenfor bildet du prøver å lage. Gå gjennom produktlisten og merk av hva som faktisk skal spores, særlig tjenesteprodukter, gavekort og varer du lagerfører selv.

Skriv årsak når du justerer. Mottak, svinn, retur fra kunde og telling er fire ulike hendelser som bør se ulike ut i rapporten et halvt år senere. Uten faste koder blir justeringsrapporten en liste med tall ingen kan tolke. Trenger du opplæring i dette, finnes det Shopify hjelp, kurs og mentor som gir deg kompetansen internt.

Rapportene du bør bruke fast

Rapporten Lagerbeholdning ved månedens utgang viser antallet av hver produktvariant du hadde på lager ved slutten av hver måned. Den inkluderer produktvarianter som har blitt justert eller bestilt de siste tre årene, og fungerer som en fast referanse når du vil sammenligne måneder.

Øverst på Produkter-siden finner du analysefeltet for varelager. Der får du en rask oversikt over salgsprosent, dager med gjenværende beholdning og lagerverdi gjennom ABC-analyse. Klikk på feltet for den målestokken du er interessert i, så åpnes den tilknyttede lageranalyserapporten.

Justeringsrapportene er den andre faste rapporten. Se på dem hver måned, ikke bare når noe er galt. Da oppdager du mønstre, for eksempel at samme vare stadig må korrigeres, lenge før det blir et regnskapsproblem. Lagerverdi som skal stemme mot regnskapet, er enklest å holde orden på når Shopify og Tripletex er satt opp riktig.

For butikker som selger varer med kort holdbarhet eller mange sesongvarianter, er salgsprosent og dager med gjenværende beholdning de to tallene som oftest gir en beslutning. Resten er detaljer du kan slå opp ved behov.

Tilpassede rapporter og lagerplass som dimensjon

Du kan lage egne datautforskninger i Shopify Analytics for å vise informasjon om justeringer av lagerbeholdning. Det er nyttig når standardrapportene ikke svarer på spørsmålet du faktisk har, for eksempel hvordan justeringene fordeler seg på ulike lagersteder.

Dimensjonen Navn på lagerplass brukes til å gruppere lagerstatusen per lager eller butikk. Den kan bare kombineres med bestemte måleverdier. Får du ikke valgt lagerplass, er det som regel fordi en måleverdi i rapporten ikke støttes sammen med den. Det er en vanlig kilde til frustrasjon, og løsningen er å fjerne måleverdier, ikke å bytte rapport.

Lag én rapport per beslutning du skal ta. En rapport for påfyll, en for svinn og en for lagerverdi er lettere å bruke enn én stor rapport som prøver å svare på alt.

Fra tall til handling: varsler, rutine og vanlige feil

For varsler om lavt lagernivå kan du bruke Shopify Flow til å automatisere oppgaven med å sende varsel når lagernivåene er lave. Trenger du varsler direkte til deg selv eller til en annen kanal, finnes det også apper for det i Shopifys appbutikk.

Lag en fast rutine. Én dag i uken eller måneden, se på de samme tre tingene: dager med gjenværende beholdning, salgsprosent og siste justeringer. Skriv ned hvilke varer som skal bestilles og hvilke som skal fremheves, slik at rapporten ender i en handling og ikke bare i et regneark.

Hvordan du setter sammen produktene påvirker hva rapportene viser. Er Shopify-kolleksjoner bygget med tanke på hvordan du faktisk selger, blir det lettere å se hvilke grupper som går tomme samtidig. Når beholdningen er riktig, går også plukk og frakt raskere, og da hjelper det å ha orden på fraktetiketter i Shopify.

Den vanligste feilen er å selge varer uten lagersporing, og deretter oppdage oversalget gjennom kundeklager i stedet for gjennom en rapport. Den nest vanligste er å justere beholdningen uten årsak, slik at historikken blir uleselig. Begge lar seg rette med enkle rutiner.

Vil du ha hjelp til å sette opp rapporter og rutiner som passer butikken din, kan du se Nettsagas tjeneste for nettbutikk eller book en demo.

Vanlige spørsmål

Hva viser lagerrapportene i Shopify?

De viser et øyeblikksbilde av lagerbeholdningen, gjennomsnittlig antall varianter som er solgt, og hvor stor andel av variantlagerbeholdningen som selges i en periode. I tillegg finnes rapporter for justeringer som viser varehistorikken.

Hvor ofte bør jeg se på lagerrapportene?

Så ofte at du rekker å handle før en vare tar slutt. For mange små butikker er en fast gjennomgang hver måned nok i rolige perioder, og oftere når du kjører kampanjer eller selger sesongvarer.

Hvorfor viser rapporten bare 1000 rader?

Shopify begrenser rapportene til 1000 rader for at de skal laste raskt. For rapporter med totalsummer gjelder totalen alle rader, også de som ikke vises i tabellen.

Kan jeg få varsel når lageret blir lavt?

Ja, du kan bruke Shopify Flow til å sette opp varsler om lave lagernivåer, eller installere en app som gir varsler direkte.

Kan jeg se beholdningen per lagerplass?

Ja, gjennom dimensjonen Navn på lagerplass. Den kan bare brukes sammen med bestemte måleverdier, så du må tilpasse rapporten hvis valget ikke er tilgjengelig.