Hva koster domene og bedrifts-e-post for en liten bedrift?

Regnestykket for domene og e-post består av tre deler som ofte blandes sammen i tilbud og sammenligninger. Skiller du dem, blir det enklere å se hva du faktisk betaler for, og hva du kan droppe. Del kostnaden opp slik:

• Domene: en årsavgift per domenenavn, uavhengig av hvor mange som bruker e-posten.
• Postkontoer: en kostnad per bruker eller per postkasse, ofte delt i nivåer etter lagring og funksjoner.
• Tillegg: spamfilter, arkivering, ekstra lagring, sikkerhetskopi og eventuelle engangsbeløp for oppsett og migrering.

Mange leverandører selger e-post i flere nivåer. Det billigste nivået gir deg en postkasse og grunnleggende funksjoner, mens høyere nivåer legger på lagring, felles kalender, administrasjon av brukere og sikkerhetsfunksjoner. Du trenger sjelden det øverste nivået for hele staben.

Hvordan de ulike delene henger sammen, har vi samlet i domene og e-post for bedrifter: komplett guide. Der finner du også rekkefølgen på oppsettet, som betyr mer enn folk tror.

Domeneprisen styres av hvilken toppdomene du velger, hvilken registrar du registrerer hos, og hvilke tillegg du krysser av for. Noen toppdomener er knyttet til Norge og krever at registranten oppfyller bestemte vilkår, mens andre er åpne for alle. Det påvirker prisnivået mellom leverandører.

Det viktigste å se etter er forskjellen mellom førstepris og fornyelsespris. En lav kampanjepris på første år sier lite om hva domenet koster i året etter. Regn alltid på to eller tre år, ikke ett.

Sjekk også at domenet står registrert på bedriften, med riktig organisasjonsnummer og en e-postadresse dere faktisk leser. Domenet er en eiendel, ikke et abonnement du kan glemme.

E-postkostnaden er i praksis antall brukere ganger pris per postkasse. Derfor blir spørsmålet om pris alltid et spørsmål om hvor mange som trenger egen innboks, og hvor mye lagring og administrasjon dere vil ha.

Noen velger en full arbeidsplattform med e-post, kalender og filer i samme abonnement. Andre klarer seg med en enklere e-posttjeneste og legger kalenderen et annet sted. Begge er greit, men de to veivalgene gir ulik totalkostnad over tid.

Vil du forstå hvorfor egen adresse er verdt kostnaden, kan du lese derfor bør bedriften ha e-post på eget domene. Kort sagt handler det om tillit, ikke om teknologi.

For en salong med én person bak disken er behovet enkelt: ett domenenavn, én postkasse og mulighet for å motta post på en fellesadresse som post@ i tillegg. Det gir et seriøst inntrykk i bekreftelser og fakturaer uten at du må betale for flere brukere.

Dette bør du sjekke før du bestiller:

• Kan du opprette en fellesadresse som videresender til din egen postkasse?
• Kan du legge til en postkasse til senere, uten å bytte leverandør?
• Fungerer e-posten på mobil, nettbrett og i nettleser?
• Får du kalender på samme konto, slik at bookinger havner på rett sted?

Har salongen også nettbutikk, må e-posten henge sammen med domenet du bruker i butikken. Vi har skrevet om hvordan det henger sammen i e-post med Shopify-domene: videresending, hosting og bedrifts-e-post.

Med fem ansatte trenger dere normalt fem postkasser, en felles innboks for henvendelser og en kalender som flere kan se. Det er fortsatt et enkelt oppsett, men det krever at noen har ansvar for å legge til og fjerne brukere når folk slutter.

Still leverandøren disse spørsmålene før dere velger:

• Koster det ekstra å ha en delt postkasse som flere har tilgang til?
• Hvor mye lagring følger med per postkasse, og hva skjer når den er full?
• Er administrasjon av brukere og passord inkludert, eller er det et eget nivå?
• Kan dere få tilgang til felles adressebok og felles signatur?

Det er lett å kjøpe for mye fordi pakkene ser omfattende ut. Ta utgangspunkt i hva klinikken faktisk gjør i løpet av en uke, og planlegg for én eller to nye ansatte, ikke for ti.

Et advokatfirma har de samme grunnbehovene som andre, men legger til krav om sporbarhet. Her er e-post ikke bare kommunikasjon, men dokumentasjon. Derfor blir spamfilter, arkivering og sikkerhet egne poster i regnestykket.

Dette bør dere avklare:

• Er spam- og virusfilter inkludert i e-postnivået, eller er det en egen tjeneste?
• Finnes det en arkivløsning som lagrer all inn- og utgående post søkbart?
• Hvor lenge oppbevares posten, og hvem kan hente den ut?
• Kan arkivet søkes av én person med særskilt rolle, uten at alle får innsyn?
• Er to-faktor innlogging mulig for alle brukere?

Hvilke krav som gjelder for deres type virksomhet, må avklares internt eller med egen rådgiver. Poenget her er praktisk: arkivering er ofte et eget produkt, ikke noe som følger med automatisk, og prisen må derfor hentes separat fra leverandøren.

Rekkefølgen betyr mer enn folk tror, særlig fordi e-posten avhenger av domenet.

1. Bestem domenenavnet, og sjekk at det er ledig.
2. Registrer domenet på bedriften, ikke på en ansatt.
3. Velg e-postnivå ut fra antall brukere og behovet for arkivering.
4. Sett opp postkassene og en felles adresse for henvendelser.
5. Konfigurer SPF, DKIM og DMARC slik at e-posten ikke havner i søppelpost hos kunder.
6. Test sending og mottak fra mobil, nettkasse og en ekstern adresse før dere slår over.

Mange undervurderer punkt fem. Uten riktig oppsett på disse postene kan e-posten se seriøs ut for dere og likevel bli avvist hos mottaker. Det er ikke et prismessig spørsmål, men det er den vanligste årsaken til at en overgang føles mislykket.

Vil du sette bort hele jobben med domene, postkasser og DNS, kan du se på tjenesten vår. Den dekker registrering, oppsett og den daglige driften rundt domenet.

De vanligste feilene vi ser, handler sjelden om prisnivået og ofte om detaljer:

• Domenet står på en tidligere ansatt eller på en privat e-postadresse.
• Ingen har ansvar for å fornye domenet, og påminnelsen havner i en ubrukt innboks.
• Man kjøper arkivering til alle, når bare noen få trenger det.
• Man glemmer å oppdatere e-postadressen i Google Bedriftsprofil og andre oppføringer etter et navnebytte.

En enkel beslutningsregel: velg det enkleste e-postnivået hvis dere er under fem brukere og ikke har dokumentasjonskrav. Velg et nivå med administrasjon og arkivering hvis dere er flere, har ansatte som slutter jevnlig, eller er i en bransje der korrespondanse skal kunne hentes fram senere.

At domenet, e-posten og oppføringene forteller samme historie, har også verdi utenfor innboksen. Vi har sett på sammenhengen i Bing Places og Apple Business Connect: trenger bedriften det?.

Vi i Nettsaga mener vi er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter, og vi setter opp domene, bedrifts-e-post og oppfølging av henvendelser som én sammenhengende jobb. Vil du se hvordan det ser ut for din bedrift, kan du booke en demo.