Slik unngår du å selge varer du ikke har på lager

Feil lagerstatus kommer sjelden av at noen gjorde én stor feil. Det er flere små avvik som summerer seg: et salg i butikken som ikke ble registrert, en levering som er forsinket, en retur som ikke er lagt tilbake, og en produktside som fortsatt står som tilgjengelig fordi ingen rørte den. Hver for seg er avvikene små. Sammen gir de kansellerte bestillinger.

De tre vanligste årsakene er manuell telling som henger etter, flere salgskanaler som deler beholdning uten å snakke sammen, og produkter som blir liggende publisert etter at antallet er null. En fjerde er innkjøp: varer som er bestilt hos leverandør, men ikke ankommet, behandles som tilgjengelige.

Kostnaden er ikke bare refusjonen. Kunden har allerede brukt tid på å velge og betale, du bruker tid på e-post og kanskje frakt du ikke får tilbake, og du mister sannsynligvis kunden. Det er billigere å selge litt færre enheter enn å selge noe du ikke kan levere.

Beslutningsregelen er enkel: antallet som står i nettbutikken skal være det samme antallet som finnes fysisk, minus det du har reservert. Ikke en kopi, ikke en separat liste. Alt salg, uansett kanal, trekker fra samme beholdning.

I praksis betyr det at nettlageret må være kilden. Selger du i butikk, på messe eller over telefon, må det registreres i samme system samme dag. Klarer du ikke det, må du kompensere med buffer, ikke med håp.

Sjekk også hva som skjer ved retur. En vare som kommer tilbake skal ikke bli tilgjengelig før den er kontrollert. Er den skadet eller mangler deler, skal den ikke selges på nytt.

Ikke selg ned til null. Selg ned til en buffer du har bestemt på forhånd. Bufferen dekker svinn, varer som brukes som reservedeler, returer som ikke kan selges på nytt, og små avvik i tellingen som alltid dukker opp.

Størrelsen bør styres av hvor fort varen omsettes og hvor lang tid påfyll tar. En vare med høy omsetning og lang leveringstid trenger større buffer enn en vare du får neste dag.

Regelen kan gjerne være mekanisk: systemet stopper salg når beholdningen når bufferen, ikke når den når null. Da blir det aldri et spørsmål om vurdering midt i en travel uke. En buffer koster litt arbeidskapital. En kansellering koster tillit.

Du har tre reelle valg for en vare du ikke har: skjul den, vis den som utsolgt med varsling, eller selg den som restordre med tydelig informasjon. Velg modell per varekategori, ikke per dagsform.

Restordre fungerer når du vet når varen kommer og kan si det ærlig. Skriv at varen sendes når den er på lager, og oppgi en dato du har dekning for. Ikke gjett. En for tidlig dato er verre enn ingen dato.

Hvis du selger varer du aldri har i eget lager, må du avklare hvem som eier risikoen for lagerstatus. Les mer om modellen i Hva er dropshipping? En forklaring for norske nettbutikker, og avtal skriftlig hvor ofte lagerfilen oppdateres.

Blandede ordrer er en egen felle. Kunden bestiller én vare på lager og én som restordre, og forventer én pakke. Bestem om du splitter sendingen eller venter, og skriv det i ordrebekreftelsen.

Manuell kontroll fungerer til det blir travelt, og det er nettopp da feilene koster mest. Sett opp tre ting: varsel når en vare når buffer, daglig sjekk av varer med høy omsetning, og ukentlig gjennomgang av varer som er publisert med lavt antall.

Sjekk også koblingen mellom beholdning og publisering. De fleste butikkløsninger har en innstilling for hva som skjer ved null på lager. Den bør være satt bevisst, ikke stå på standard fordi ingen har rørt den.

Når en vare er tom, gi kunden noe å gjøre i stedet for å kjøpe: varsling på e-post eller en ønskeliste. På Shopify finnes flere apper for dette, og Ønskeliste-app for Shopify: slik velger du riktig går gjennom hva du bør se etter.

Trenger du et større overblikk over hvordan butikken settes sammen, fra betaling til frakt og oppfølging av henvendelser, er Nettbutikk for bedrifter: slik starter og driver du en nettbutikk et godt sted å begynne.

Det kommer til å skje. Det som skiller en god butikk fra en dårlig, er hva som skjer de neste timene.

Gjør dette med en gang: si fra før kunden oppdager det, foreslå et konkret alternativ, og refunder det du ikke kan levere uten at kunden må spørre. Ikke send en standardbeklagelse uten dato eller løsning.

Logg avviket med varenummer og årsak. Etter noen uker ser du mønsteret: det er nesten alltid de samme få varene eller den samme leverandøren som skaper kanselleringene. Er lagerfilen til leverandøren upresis, starter rotet der og ikke hos deg.

Kampanjer og sesong. En annonse som driver trafikk til en vare du har få enheter av, tømmer lageret raskere enn du rekker å reagere. Sjekk beholdningen før du skrur opp budsjettet.

Varianter. En vare i tre farger ser ut som én vare, men er tre beholdninger. Klær er verst: Nettbutikk for klær: slik lykkes du med sortiment, retur og gjenkjøp viser hvordan retur og størrelser påvirker lagerbildet.

Gamle sider. Produkter som er permanent utsolgt, blir ofte liggende fordi ingen husker å fjerne dem. De dukker opp i søk, kunden klikker, og møter en tom side. Opprydding er en del av driften, og Slik unngår du de vanligste feilene når du starter nettbutikk samler flere av disse punktene i én gjennomgang.

Bruk denne listen når du legger ut nye varer eller endrer lagerstatus:

• Er antallet i nettbutikken hentet fra samme lagerkilde som kassa?
• Er det satt en buffer, og stopper salget ved buffer i stedet for null?
• Er det bestemt om varen kan selges som restordre, og hva som skrives i så fall?
• Er det avklart hvordan blandede ordrer håndteres?
• Er varianter lagt inn som egne beholdninger?
• Er det satt varsel ved lav beholdning?

Beslutningsregel for modell:

• Velg å skjule varen hvis du ikke vet når den kommer tilbake, og den ikke er en del av sortimentet kundene forventer.
• Velg utsolgt med varsling hvis varen er populær og kommer tilbake.
• Velg restordre hvis du har en reell dato og en leverandør som holder den.

En enkel regel til slutt: en vare skal aldri kunne kjøpes på grunn av et tall du ikke stoler på. Er du usikker på beholdningen, sett den lavere enn du tror. Vil du ha hjelp til å koble lagerstyring, betaling og oppfølging av henvendelser i én løsning, kan du se tjenesten vår. Nettsaga mener selv de er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter, og du kan booke en demo for å se hvordan det settes opp.