Slik setter du opp bedrifts-e-post på mobil og i Outlook

En bedrifts-e-post består av to ting som må henge sammen: domenet (firma.no) og postkassen (navn@firma.no). Domenet peker til en navnetjener der du legger inn de postene som forteller internett hvor e-posten skal leveres. Selve postkassen ligger hos en e-postleverandør, som godt kan være en annen enn den du kjøpte domenet hos.

Rekkefølgen bør være slik:

• Bekreft at du har tilgang til å endre DNS-innstillingene for domenet
• Opprett postkassen hos e-postleverandøren du har valgt
• Legg inn leverandørens e-postposter i DNS, slik at adressen virker utenfra
• Send en testmelding fra en helt annen adresse og svar på den
• Først da setter du opp mobil og Outlook

Hopper du over de første stegene, får du feilmeldinger som ser ut som passordproblemer, men som egentlig handler om at adressen ikke finnes ennå. En grundig gjennomgang av domene og e-post for bedrifter sparer deg for den runden. Trenger du hjelp til selve oppsettet, kan du se på tjenesten vår.

Det finnes to hovedmåter å koble en postkasse til en enhet. Den ene er Exchange eller Microsoft 365, der enheten snakker direkte med tjenesten og henter e-post, kalender og kontakter. Den andre er IMAP, der e-posten ligger på en server og hver enhet henter en kopi. Hvilken du skal bruke bestemmer e-postleverandøren din, ikke telefonen.

Dette bør du ha for hånden:

• Full e-postadresse og passordet til postkassen, ikke passordet til domene- eller webhotellpanelet
• Kontotypen leverandøren anbefaler
• Serveradresse for innkommende og utgående e-post hvis du må sette opp manuelt
• Eventuelt app-passord dersom to-trinns pålogging er slått på

Du finner opplysningene i administrasjonspanelet der postkassen ligger. Har noen andre satt opp e-posten for deg, er det ofte raskere å spørre dem enn å gjette. Feil serveradresse er den vanligste årsaken til at manuelt oppsett ikke går gjennom.

På iPhone gjør du det meste fra Innstillinger. Gå til E-post, deretter Kontoer og Legg til konto. Har bedriften Microsoft 365 eller Exchange, velger du Microsoft Exchange og skriver inn adressen. Telefonen sender deg videre til leverandørens innloggingsside, og du godkjenner tilgangen der.

Bruker dere IMAP, velger du Annen og fyller inn adresse, passord og serveropplysninger selv. Etterpå bør du sjekke begge veier: send en melding fra telefonen og be noen svare, slik at du vet at både innkommende og utgående e-post virker.

På Android er det to vanlige veier: telefonens egen e-postapp eller Outlook-appen. Begge legger til kontoen på samme måte, med adresse og godkjenning. Velg én app og bli der. Har du samme konto i tre apper på samme telefon, blir det bare rot med varsler og synkronisering.

I Outlook på Windows og Mac starter du med Legg til konto og skriver inn e-postadressen. Outlook prøver å finne innstillingene selv. Lykkes det ikke, velger du manuelt oppsett og legger inn opplysningene du fant i administrasjonspanelet.

Outlook i nettleseren krever ingen installasjon. Den er nyttig når du skal sjekke post fra en annen maskin, og ikke minst når du vil bekrefte at kontoen virker før du begynner å feilsøke på telefonen. Virker e-posten i nettleseren, er postkassen i orden, og problemet ligger i enheten.

Outlook-appen på mobil er et godt alternativ hvis du vil ha samme grensesnitt på tvers av enheter. Den kan også håndtere flere kontoer, for eksempel en felles postkasse for ordre i tillegg til din egen.

Dette er den vanligste henvendelsen vi får fra håndverkere: kontoen virker på kontoret, men ikke på telefonen til den som står i bilen. Nesten alltid er det en av fire ting.

• Postkassen er satt opp som en delt postkasse, som ikke har eget passord eller egen innlogging
• Feil kontotype er valgt, for eksempel IMAP der det skal være Microsoft-konto
• Passordet er byttet uten at telefonen er oppdatert
• To-trinns pålogging venter på en godkjenning ingen har trykket på

Feilsøk i denne rekkefølgen: logg inn i nettleseren på en datamaskin, bekreft at adressen og passordet virker der, og sett deretter opp telefonen sammen med den ansatte. Sjekk også at lisensen faktisk er tildelt personen og ikke bare ligger på en felles konto.

For mekanikere og andre som jobber ute, er det verdt å bruke Outlook-appen framfor telefonens innebygde app. Den gir tydeligere feilmeldinger, og påloggingsvilkår og kontobytter blir lettere å håndtere enn i en app som er bygget for én konto.

Ja, samme postkasse kan ligge på iPhone, iPad, Outlook på PC-en og i nettleseren samtidig. Med Microsoft 365 og Exchange synkroniseres e-post, kalender og kontakter mellom enhetene. Med IMAP ligger postkassen på serveren, og hver enhet viser det samme innholdet så lenge den er satt opp riktig.

Det du bør unngå, er oppsett som laster ned e-posten til én maskin og fjerner den fra serveren. Da ser du ikke meldingene på de andre enhetene, og du mister dem hvis maskinen blir ødelagt. Sjekk at kontoen er satt opp slik at posten blir liggende på serveren.

Videresending er noe annet enn en postkasse. Videresender du fra domenet til en privat adresse, kan du motta posten, men du svarer ikke uten videre fra bedriftsadressen, og du mister oversikten over hva som er besvart. E-post med Shopify-domene forklarer forskjellen for nettbutikker som vurderer videresending i stedet for egen postkasse.

Når adressen virker, er neste steg å sørge for at mottakerne faktisk ser den. E-postleverandøren gir deg noen DNS-poster som identifiserer avsenderen, ofte omtalt som SPF, DKIM og DMARC. Uten dem øker sjansen for at meldinger havner i søppelpost, særlig når du sender til nye mottakere eller mange på en gang.

I tillegg bør hver ansatt ha sin egen postkasse framfor et felles passord. Da kan du sperre én konto når noen slutter, uten å bytte passord for alle. Sett opp videresending eller autosvar i en overgangsperiode, og ta en sikkerhetskopi før kontoen lukkes.

Har dere kunder i Europa, eller ønsker dere å samle data innenfor EØS, kan det være verdt å se på hvor e-posten faktisk lagres. Hva er europeisk e-post går gjennom hva det innebærer i praksis.

Før du setter i gang, bruk denne sjekklisten:

• Er domenet aktivt, og har du tilgang til DNS
• Er postkassen opprettet og testet fra en ekstern adresse
• Har hver ansatt egen innlogging
• Er to-trinns pålogging slått på
• Er avsenderoppsettet på plass
• Virker e-posten i nettleseren før du prøver på mobilen

Beslutningsregel for oppsett:

• Velg Microsoft 365 eller Exchange hvis du vil ha kalender, kontakter og automatisk oppsett på flere enheter
• Velg IMAP hvis leverandøren tilbyr det og du bare trenger e-post
• Velg Google Workspace hvis dere allerede jobber i Google, se e-post med eget domene i Google Workspace
• Velg egen postkasse framfor videresending hvis adressen skal brukes utad

Når e-posten er på plass, er neste spørsmål hva som skjer med alle henvendelsene som kommer inn. De bør havne i et system der noen ser dem, ikke bare i en innboks som én person eier. For nettbutikker henger dette sammen med hvordan kundene er delt inn, som kunder, segmenter og markedsføring i Shopify beskriver.

Nettsaga setter opp domene, bedrifts-e-post og betalingsløsninger for små og mellomstore bedrifter, og kobler det til et kundesystem for oppfølging av henvendelser. Vi mener vi er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter, og over 1 200 bedrifter har valgt oss. Vil du se hvordan det ville sett ut for din bedrift, kan du booke en demo.