Gratis bookingsystem: hva du får uten å betale

Hva gratis betyr i praksis

Ordet gratis brukes om minst tre forskjellige modeller, og de gir svært ulike forpliktelser. Den første er prøveperioden: Bookingtjeneste.no oppgir at du kan prøve systemet i 30 dager, og SimplyBook.me skriver at du kan starte med en gratis prøveperiode uten kredittkort. En prøveperiode er nyttig for å teste, men den er ikke et permanent system. Priser, vilkår og grenser kan endres, så sjekk alltid leverandørens egen nettside før du bestemmer deg.

Den andre modellen er en varig gratisplan. Reservio oppgir at den gratis planen lar deg ta imot bestillinger døgnet rundt, bruke kalenderen og få ditt eget bestillingsnettsted, og SumUp Bookings beskrives som et gratis nettbasert bookingsystem uten månedsgebyrer eller kontrakter. Her kan du drive videre uten å betale, men innenfor rammene planen setter. Det er sjelden rammene står med store bokstaver på forsiden.

Den tredje modellen er en gratis kjerne med betalte tillegg, typisk i WordPress. Du installerer en plugin som dekker standardfunksjonene uten kostnad, mens betaling, flere ansatte eller avansert rapportering ligger i en utvidet versjon. One.com nevner at det offisielle bookingsystemet for WooCommerce ikke er tilgjengelig i gratisversjon. Uansett modell beskriver ordet gratis utgangspunktet, ikke hele regnestykket. Se Nettside for bedrift: den komplette guiden for hvordan bookingsystemet bør henge sammen med resten av nettsiden.

Dette får du vanligvis uten å betale

I en gratisplan får du nesten alltid det grunnleggende på plass. Du legger inn tjenestene dine med varighet, setter åpningstider, markerer pauser og blokkerer ferie. Kunden ser bare de tidene som faktisk er ledige, og du slipper å svare på meldinger om hva som passer.

Du får også en egen bookingflate: en lenke du kan legge i Google-profilen, på Facebook-siden eller som knapp på nettsiden, og ofte en kalender eller knapp du kan bygge inn direkte i en side. Reservio nevner blant annet QR-kode, slik at kunden kan komme rett til bestilling fra plakat eller visittkort.

Bekreftelse og påminnelse på e-post er standard i de fleste gratisversjoner, sammen med en enkel kundeliste og mulighet for å flytte eller avlyse en avtale. Det er disse funksjonene som fjerner telefonkøen fra hverdagen. Funksjonene du bør sjekke ekstra nøye, er de som ligger rett utenfor: SMS, betaling og flere ansatte.

Det du ofte må betale for

Gratisplanene er som regel dimensjonert for én person, én kalender og ett sted. Skal to ansatte dele på timene, eller vil du leie ut to hytter samtidig, havner du ofte i en betalt plan. Det samme gjelder flere lokasjoner, egne rapporter og mer avansert tilgangsstyring.

Betaling er den vanligste betalingsmuren. Forhåndsbetaling, depositum og kortbetaling ved booking krever som regel en integrasjon mot en betalingsleverandør, og den ligger sjelden i gratisversjonen. Trenger du dette, går bookingsystem med betaling gjennom hvordan du setter det opp uten å lage hull i rutinene.

Merkevaren din er en annen sak å lese vilkårene for. Mange gratisplaner viser leverandørens navn i bookingbekreftelsen og på bestillingssiden, og eget domene er et betalt gode. Påminnelser på SMS koster ofte per melding, selv når systemet ellers er gratis. Ingen av grensene er urimelige, men de bør være kjent før du legger kundene dine inn i systemet. Skriv ned hva du trenger om tolv måneder, ikke bare i dag.

Gratis nok for bransjen din?

For utleie av hytte, campingplass eller utstyr stiller systemet andre krav enn for en time. Du trenger datointervall, pris per natt eller per uke, sesongpriser, depositum og gjerne betaling ved bestilling. Mange gratisplaner er bygget rundt timebaserte tjenester og passer derfor dårlig. Bookingsystem for hytte, camping og utleie viser hva du bør kreve før du velger.

For frisør, massasje og andre behandlere er gratisplanen ofte tilstrekkelig i starten. Tjenester med varighet, én kalender og e-postpåminnelser dekker mye, og du kan komme i gang uten å binde deg. Vokser du til flere ansatte og ønsker SMS, endrer regnestykket seg. Se Bookingsystem for frisør: slik får du flere timer.

Restaurant og serveringssted har en tredje logikk, med bord, antall gjester og to settinger samme kveld. Bookingsystem for restaurant går gjennom hva som bør være på plass. Håndverkere har en fjerde variant, der befaring og oppdrag skal kombineres, og der er nettside for håndverkere et naturlig sted å begynne.

Sjekkliste før du oppretter konto

Test systemet med dine egne data. Legg inn tre representanttjenester med riktig varighet, sett åpningstider og book en time fra mobilen som om du var kunde. Da ser du fort om ledige tider vises riktig, og om bekreftelsen ser ut som noe du vil sende til kundene dine.

Sjekk dobbeltbooking og hva som skjer når du blokkerer en dag eller flytter en avtale. En kunde som avbestiller sent, skal ikke etterlate et tomt hull du oppdager dagen etter. Se også om kunden får beskjed automatisk, eller om du må sende meldingen selv.

Les det som står om dataene dine. Kan du eksportere kundelisten hvis du bytter leverandør, og hvem eier dataene? Hva skjer med bookinger og historikk om du sier opp? Dette er spørsmål som er kjedelige nå og dyre senere.

Til slutt: hva skjer når du treffer grensen i gratisplanen? Blir nye bookinger stengt, eller blir du fakturert automatisk? Finn ut om oppsigelse skjer i sanntid eller ved periodens slutt. Et system som stopper bookinger midt i sesongen, er dyrere enn en plan du betaler for med åpne øyne. Et bookingsystem gjør mest nytte når det ligger på en nettside kundene finner av seg selv. Nettsaga bygger nettsider med booking for små bedrifter, og du kan book en demo for å se hvordan det henger sammen med dine tjenester.

Vanlige spørsmål

Er et gratis bookingsystem virkelig gratis?

Det finnes varige gratisplaner der du kan ta imot bookinger uten å betale, men de har rammer for antall ansatte, funksjoner eller merkevare. En prøveperiode er gratis i tid, ikke i penger, fordi du må bytte eller oppgradere når perioden er over. Sjekk vilkårene på leverandørens side.

Kan kundene betale når de booker, uten at jeg betaler?

Sjelden uten videre. Forhåndsbetaling og depositum krever som regel en betalingsintegrasjon som ligger i en betalt plan. Noen leverandører har dette inkludert i gratisversjonen, så det må sjekkes konkret.

Passer et gratis bookingsystem for utleie av hytte?

Ofte ikke. Utleie krever datointervall, pris per natt og gjerne sesongpriser og depositum, mens mange gratisplaner er laget for timebaserte tjenester. Da bør du heller velge en løsning bygget for utleie.

Hva skjer når jeg ansetter flere?

De fleste gratisplaner er dimensjonert for én person og én kalender. Ved to eller flere ansatte må du som regel oppgradere, eller dele på en kalender som gir dårlig oversikt.

Må jeg ha nettside for å bruke bookingsystemet?

Nei, du kan klare deg med en egen bookinglenke i Google-profilen og på sosiale medier. Men en nettside gir tillit og samler informasjon, priser og booking på ett sted.