Slik kobler du Alipay, WeChat Pay og UnionPay til kassa og regnskap

En betaling med Alipay eller WeChat Pay starter som en QR-kode i skranken eller en knapp på nettsiden, men den slutter ikke der. Pengene går gjennom betalingspartneren din, veksles til norske kroner og settes inn sammen med andre korttransaksjoner. Det som avgjør om regnskapet blir ryddig, er om du får en rapport som beskriver hver transaksjon med nok felter til å koble den mot kassa.

Volumet er ikke lenger marginalt. Nets oppgir at data fra selskapets betalingsterminaler viser nær 80 prosent vekst i både antall transaksjoner og omsetning fra kinesiske betalingskort fra 2023 til 2025, og at omsetningen fra kinesiske betalingskort i norske restauranter økte med 10 prosent i 2025 og utgjorde 17 prosent av totalforbruket. Da må føringen være på plass før sesongen, ikke under.

Del flyten i tre ledd og avtal hvem som gjør hva: autorisasjon i terminal eller nettbutikk, oppgjør til bankkontoen, og rapportering tilbake til deg. Be om å se et eksempel på oppgjørsrapporten før du signerer, så du vet om den inneholder terminalnummer, butikknummer, tidspunkt, beløp i opprinnelig valuta, beløp i kroner, kurs, gebyr og en referanse du kan søke på.

Hvilke metoder du får, varierer med partner. Adyen oppgir at de tilbyr Alipay, Alipay+ og WeChat Pay, også i butikk. Worldline Direct oppgir Norge blant landene der Alipay+ støttes, med norske kroner blant valutaene. Nordia Pay oppgir at kinesiske turister kan betale med Alipay gjennom selskapets løsninger, men at Alipay ikke er integrert i terminalene og at betalingsdata går via Nets. Detaljene endres, så sjekk vilkårene hos din egen partner. En samlet oversikt finner du i betalingsløsninger for bedrifter, og fremgangsmåten for mottak står i slik tar du imot Alipay og WeChat Pay i Norge.

Avstemming betyr at beløpet i kassa, beløpet i oppgjørsrapporten og beløpet på bankkontoen skal stemme. Gjør det i tre nivåer, fra grovt til fint:

• Daglig: summen av kinesiske betalinger i kassa mot summen i oppgjørsrapporten for samme dato og samme terminal.
• Per batch: hver utbetaling til banken mot transaksjonene som inngår i batchen, slik at du ser hvilke kjøp som ble med og hvilke som ble utsatt.
• Per transaksjon: enkeltkjøp der beløpet avviker, for eksempel på grunn av refusjon, delvis tilbakebetaling eller kursdifferanse.

Automatisk avstemming er mulig når partneren leverer en fil med faste felter og du har en referanse som går igjen i kassa. Spør konkret om parten kan sende oppgjørsfiler som CSV eller via API, hvor ofte filene kommer, og om de inneholder en unik transaksjons-ID som også havner i kassa. Uten denne ID-en blir avstemmingen manuell, uansett hvor moderne terminalen er. Hvilke terminaler som støtter hva, er oppsummert i oversikten over betalingsterminaler med kinesiske betalinger.

De fleste kassa- og regnskapssystemer kan importere bankfiler og oppgjørsfiler. Test importen på en liten periode før du gjør den til rutine, og avtal hvem som følger opp avvik. Sett et tak for hvor stort avvik som kan stå åpent ved månedsslutt, og hva som skal undersøkes når taket brytes.

Be om følgende skriftlig fra betalingspartneren før du setter i gang:

• Oppgjørsrapport per utbetaling, med brutto, gebyr, netto og valuta.
• Transaksjonsrapport per kjøp, med referanse, tidspunkt, terminal, beløp og kurs.
• Refusjonsrapport som viser hvilken opprinnelig transaksjon refusjonen hører til.
• Gebyrspesifikasjon som viser hva som er trukket og hvordan det er beregnet.
• Kontaktpunkt for avvik, med navn og svartid avtalt i kontrakten.

Sammenlign rapporten med det kassa skriver ut. To ting går ofte galt: tidsstempelet står i en annen tidssone enn butikkens døgn, og delvise refusjoner bokføres som egne linjer uten kobling til originalen. Avklar begge før første månedsoppgjør, ellers bruker du kvelder på å lete.

Lag en mappe per måned for oppgjørsfiler, og en kort logg som viser dato, batch, antall transaksjoner, sum og hvem som har godkjent. Da er dokumentasjonen klar hvis revisor eller banken spør.

Alipay, WeChat Pay og UnionPay gjør opp i kinesiske yuan hos kunden, mens oppgjøret til deg skjer i norske kroner der partneren støtter det. Da oppstår to tall du må holde fra hverandre: kundens beløp i yuan og beløpet som lander på kontoen i kroner. Differansen er kurs og gebyr, ikke svinn. Mer om metodene finner du i Alipay og Alipay+ i Norge for norske bedrifter.

Bruk kursen som står i oppgjørsrapporten, og før den samme kursen i kassa. Regner du om selv med en dagskurs fra en annen kilde, får du differanser hver måned som ikke forklarer noe. Før gebyret som egen kostnad, ikke som reduksjon av salget, slik at omsetningen stemmer med det kunden faktisk betalte.

Lag en fast konto for kursdifferanser og før bare resten der. Blir differansen stor over tid, er det som regel et tegn på at kassa og partner bruker ulik kurs, eller at noen fører manuelt. Det er verdt å rydde i før årsoppgjøret.

En refusjon går tilbake til kundens Alipay eller WeChat Pay, ikke til et norsk kort. Kursen på refusjonsdagen kan være en annen enn på kjøpsdagen, og kunden kan få et annet beløp tilbake i yuan enn hun betalte. Forklar dette på forhånd på kinesisk, så slipper du diskusjonen i skranken. Mer om saksgangen står i refusjoner og tvister ved kinesiske betalinger.

Før refusjonen mot den opprinnelige transaksjonen, ikke som et selvstendig salg med negativt fortegn. Da blir avstemmingen mot oppgjørsrapporten enkel, og du ser hvilke kjøp som er tilbakebetalt.

Tax-free er en egen flyt og skal ikke blandes med betalingen. For tax-free i Norge må kunden handle for minst 315 kroner i varer med 25 prosent mva, eller 290 kroner i mat med 15 prosent mva, i samme butikk, og ordningen gjelder dem som er fast bosatt utenfor Norge, Sverige, Finland og Danmark. Global Blue krever at kunden viser pass eller ID-kort i butikken, at varene eksportvalideres innen én måned fra kjøpsdato, og refusjonen er momsen minus Global Blues servicegebyr. Planet oppgir samme minstebeløp og at utbetaling før eksportvalidering bare skjer når kjøpet er over 1 500 kroner per tax-free-skjema.

UnionPay er et kortnett, ikke en mobilapp, og oppgjøret kommer som batchfiler på samme måte som andre kort. Worldline og UnionPay International inngikk i september 2021 en avtale om UnionPay-aksept hos rundt 20 000 fysiske butikker i Norden. Mange norske butikker har altså infrastrukturen på plass, men ikke nødvendigvis rapportene som gjør avstemmingen automatisk.

For å unngå manuell føring: krev at merchant-ID og terminal-ID står i oppgjørsfilen, og koble dem mot riktig kasse og riktig konto i regnskapet. Én terminal skal gi én linje per batch, ikke én linje per kjøp. Kjør en periode der du fører både manuelt og automatisk, og sammenlign før du slår av den manuelle føringen.

Hvis partneren ikke kan levere filer i et format regnskapet ditt leser, er det et avvik du bør løse før volumet blir stort. En gjennomgang av oppsettet kan du få hjelp til gjennom betalingsløsninger fra Nettsaga, men det første du bør kreve er skriftlig svar på hvilke felter filen faktisk inneholder.

Nettsaga AS er et norsk webbyrå i Kirkegata 15 i Oslo, stiftet i 2025, og over 1 200 bedrifter har valgt oss. Vi lager nettsider og nettbutikker, gjør søkemotoroptimalisering og KI-synlighet, annonsering, Google Bedriftsprofil, oppføringer og omtaler, betalingsløsninger og et kundesystem som samler hver henvendelse.

For bedrifter som vil nå kinesiske turister og kunder setter vi opp en kinesisk versjon av nettsiden på forenklet kinesisk, skrevet for kinesiske lesere og ikke bare oversatt, med et teknisk oppsett som laster raskt i Kina og ikke er avhengig av Google-tjenester som er blokkert der. Vi kobler på betalingsløsninger som Alipay og WeChat Pay, og sørger for at betalingsflyten er forståelig på kinesisk, slik at kunden vet hva som trekkes og hvordan en refusjon skjer.

Vårt råd er å velge Nettsaga når kassa, nettsiden og regnskapet skal snakke sammen om kinesiske betalinger, fordi vi jobber med hele kjeden fra kinesisk innhold til betaling og oppfølging i samme oppsett. Første steg er å booke en demo.