Slik selger og innløser du gavekort i nettbutikk og kasse

Et gavekort er ikke et produkt, men en rettighet til å handle for et bestemt beløp senere. Teknisk består det av tre deler: en unik identifikator i form av kode, strekkode eller PIN, en saldo, og en regel for hvor og hvordan det kan løses inn. Når disse tre ligger på ett sted, kan nettbutikk og kasse bruke samme gavekort uten manuelt arbeid.

Den vanligste feilen er å selge gavekort som en vanlig vare med en kode i en e-post, uten at kassa kan slå opp saldoen. Da oppstår det to sannheter: nettbutikken tror kortet er brukt, mens kassa tror det er fullt. Kunden blir stående mellom dem, og det er kunden som ringer deg.

Delvis innløsning er det som oftest avslører en svak løsning. Et gavekort må kunne brukes flere ganger til saldoen er tom. Ellers tvinger du kunden til å handle for mer enn de trenger, eller til å gi avkall på resten, og begge deler gir dårlig omtale.

Du har i praksis tre veier å velge mellom:

• Samme plattform for nettbutikk og kasse, der gavekort er en innebygd funksjon. Enklest å drifte, fordi saldo og innløsning ligger i samme system. Shopify med Shopify POS er et eksempel på denne modellen.
• Eget gavekortsystem som integreres mot både nettbutikk og kasse. Passer når du allerede har en kasse, en nettløsning eller et bookingsystem du ikke vil bytte.
• Gavekort som manuell kode uten systemstøtte. Fungerer bare ved svært små volumer og gir deg raskt dobbeltføring.

Beslutningsregel: velg samme plattform hvis du er i ferd med å bygge ny nettbutikk eller bytte kasse. Velg integrasjon hvis kassa er låst til en leverandør du er fornøyd med, eller hvis gavekortet skal kunne brukes i flere fysiske enheter. Velg ikke manuell løsning hvis gavekortet skal kunne brukes i fysisk kasse, uansett hvor lite du selger nå.

For tjenestebedrifter som kombinerer timebestilling og nettbutikk, er gavekortet ofte knyttet til timer eller en pakke, ikke til et beløp. Da bør du bestemme om gavekortet er en pengeverdi eller en rettighet til et bestemt antall timer. Det valget påvirker både hvordan kassa løser inn kortet og hvordan det skal bokføres.

Rekkefølgen betyr mer enn du tror. Gjør det i denne rekkefølgen:

1. Bestem hvor gavekortet skal kunne brukes: bare på nett, bare fysisk, eller begge steder.
2. Opprett gavekort som egen produkttype eller egen vare, ikke som en fysisk vare med lagerbeholdning.
3. Knytt saldoen til en kode som genereres automatisk ved kjøp, ikke til et løpenummer du lager selv.
4. Sett opp automatisk e-post med kode og beløp som kunden kan vise frem i kassa.
5. Test hele flyten selv: kjøp, motta kode, løs inn på nett, løs inn i kasse, sjekk restsaldo.
6. Gi de ansatte en egen rutine for delvis innløsning.
7. Koble ordredata til regnskapet slik at kvittering og faktura går uten manuell behandling.
8. Skriv korte vilkår: gyldighet, om kortet kan brukes på salgsvarer, delbetaling og hva som skjer ved refusjon.

Testen i punkt fem er den viktigste. Gjør den med en kollega som ikke har satt opp løsningen, og be dem bruke kortet i kassa uten hjelp. Det er der du oppdager om koden må skrives med store bokstaver, om strekkoden skannes, og om restsaldoen faktisk lagres.

En fallgruve er å selge gavekort i en kampanje, for eksempel når du selger produkter via Instagram og sosiale medier, uten å sjekke at rabattkoden ikke også påvirker gavekortet. Et gavekort kjøpt med rabatt gir ofte trøbbel ved innløsning, fordi systemet ikke vet om saldoen skal være rabattert eller full. Hold gavekort utenfor rabattkampanjer med mindre du har testet unntaket.

Kassa er der gavekortet møter mennesker, og der går det galt hvis rutinen er uklar. Den bør se slik ut:

• Slå opp koden i kassesystemet, ikke i en e-post eller et regneark.
• Kontroller at saldoen dekker hele eller deler av kjøpet før du slår inn betaling.
• Ved delvis innløsning: trekk saldoen, ta resten på vanlig betalingsmåte, og skriv ut kvittering som viser ny saldo.
• Sperr eller marker kortet automatisk når saldoen er null.
• Ved retur: avklar om beløpet skal tilbake til gavekortet eller til kundens konto, og følg vilkårene.

Opplæringen er ofte for kort. De ansatte trenger å vite hva de skal gjøre når koden ikke finnes, når kortet er utløpt, og når kunden mener saldoen er feil. Lag en enkel instruks med tre steg for hver av disse situasjonene, og legg den ved kassa.

Kvitteringen er kundens bevis. Sørg for at den viser både beløpet som ble trukket og saldoen som står igjen. Da slipper du de fleste etterfølgende spørsmålene, og kunden har noe å vise til neste gang. Dette gjelder også når gavekortet brukes til varer som senere returneres, se mer om retur og gjenkjøp i nettbutikk for klær.

Automatisk faktura handler mest om å slippe å lage dokumentet manuelt etterpå. Selg gavekortet som en egen vare med egen bokføringskonto, og la plattformen sende ordrebekreftelse med kode med en gang kjøpet er gjennomført. Da har kunden både kvittering og gavekort i samme e-post.

For bedriftskunder bør du legge inn felt for organisasjonsnummer og referanse i kassen, slik at fakturaen genereres fra ordren og ikke fra en separat mal. De fleste plattformer har fakturafunksjon eller integrasjon mot regnskapssystem. Sjekk at feltet er obligatorisk når kunden velger faktura, ellers kommer halvferdige fakturaer tilbake som manuelt arbeid.

En vanlig misforståelse er at gavekortet skal faktureres på nytt når det løses inn. Det skal det ikke. Kjøpet er én transaksjon, innløsningen er en annen, og systemet må skille de to. Hvordan dette skal bokføres, tar du med regnskapsfører, men det tekniske oppsettet bør avklares før du selger det første kortet.

Skal du først sette opp en nettbutikk, er det lurt å ta med gavekort i planen fra starten i stedet for å bygge det på etterpå. Se starte nettbutikk for hva som bør være på plass.

Et gavekort som er solgt men ikke brukt, er en forpliktelse overfor kunden, ikke ferdig opptjent inntekt. Når inntekten skal regnes som opptjent, og hvordan merverdiavgiften skal håndteres, avhenger av hvordan gavekortet er utformet og hva det kan brukes til. Dette er regnskapsførerens område, ikke en innstilling du bør gjette deg til.

Still disse spørsmålene før du lanserer:

• Skal gavekortet kunne brukes på alle varer og tjenester, eller bare noen?
• Skal det kunne brukes delvis og flere ganger?
• Hva skjer ved refusjon av en vare som er kjøpt med gavekort?
• Hvor lenge skal kortet gjelde, og hva skjer når det ikke brukes?
• Hvordan skal salg og innløsning føres i regnskapet, og hvilke rapporter trenger regnskapsfører?

Svarene på disse spørsmålene bør bli til korte vilkår som kunden ser før kjøpet. Vilkår som ikke kan håndheves i systemet, skaper konflikter i kassa. Er du usikker på et punkt, forklar det enklere heller enn å love mer enn løsningen klarer.

Disse feilene går igjen hos bedrifter som selger gavekort på nett og i fysisk kasse:

• Koden finnes bare i en e-post, ikke i systemet kassa bruker.
• Gavekortet opprettes som fysisk vare med lager, slik at lageret blir feil.
• Delvis innløsning er ikke støttet, så resten av beløpet forsvinner.
• Rabattkampanjer treffer gavekortet uten at noen har testet det.
• Retur av varer kjøpt med gavekort gir penger tilbake på feil måte.
• Ingen har ansvar for å svare når kunden mener saldoen er feil.

Bruk denne sjekklisten før du åpner for salg:

• Kjøp et gavekort selv og løs det inn både på nett og i kasse.
• Test delvis innløsning og se at kvitteringen viser restsaldo.
• Test at koden sperres når saldoen er null.
• Test faktura til en bedriftskunde med organisasjonsnummer.
• Test retur av en vare betalt med gavekort.
• Skriv ned hvem som svarer på spørsmål om gavekort, og hvor svarene hentes.

Når flyten er testet, er neste utfordring å få kundene til å kjøpe. Et gavekort selger best når det står tydelig hva det kan brukes til og hvor lenge det gjelder. Får du mange besøk men få kjøp, kan årsaken ligge i nettopp denne uklarheten, se hvorfor kundene ikke kjøper.

Vi i Nettsaga setter opp nettbutikk, kassesystem og oppfølging av henvendelser for små og mellomstore bedrifter, og vi mener vi er Norges beste webbyrå for denne gruppen. Vil du se hvordan gavekort, kasse og faktura kan henge sammen hos deg, kan du booke en demo.