Slik fakturerer du kinesiske reisebyråer og får betalt

Et kinesisk reisebyrå kjøper sjelden for seg selv. De kjøper på vegne av en gruppe eller en reisende, og det er byrået som står i kontrakten og skal betale. Derfor må du avklare om fakturaen skal til byrået eller til en underleverandør, og hvem som signerer bestillingen. Får du dette feil, blir fakturaen liggende uten ansvarlig mottaker, og purringene treffer ingen som kan godkjenne den.

Be om følgende skriftlig før første bestilling: fullt selskapsnavn på kinesisk og engelsk, adresse, skatteregistreringsnummer, navn og e-post til den som mottar fakturaen, og et bestillingsnummer du kan referere til på hver faktura. Mange byråer bruker interne bestillingsnumre som må stå på dokumentet for at regnskapet deres skal godkjenne det.

Ta vare på bestillingen som en skriftlig avtale, selv når den kommer på WeChat. Et skjermbilde er ikke nok. Be om en e-post som bekrefter antall gjester, datoer, pris og hvem som betaler. Dette er dokumentasjonen du trenger hvis det blir uenighet senere, og den koster ingenting å sikre. Hva leter kinesiske turister etter når de bestiller Norge? gir nyttig bakgrunn for hva som faktisk bestilles og av hvem.

En faktura til et kinesisk reisebyrå bør være på engelsk, med selskapets kinesiske navn i parentes. Den skal inneholde selger og kjøper med adresse, fakturanummer og fakturadato, en beskrivelse av tjenesten med datoer og antall gjester, byråets bestillingsreferanse, valuta og beløp, betalingsbetingelser med forfallsdato, og fullstendige bankopplysninger med IBAN og BIC.

Mva må håndteres eksplisitt. Skriv om beløpet er inklusive eller eksklusive mva, og hvilken sats som er brukt, slik at regnskapet hos kjøper kan bokføre det uten å måtte spørre deg. Er du usikker på behandlingen, avklar det med regnskapsfører før du sender, ikke etter at fakturaen er bestridt.

Bland ikke tax-free inn i denne fakturaen. Tax-free er en ordning mellom den reisende og en refusjonsaktør som Global Blue eller Planet, med krav om minstebeløp på 315 kroner for varer med 25 prosent mva og 290 kroner for mat med 15 prosent mva, og med krav om eksportvalidering. Det er en egen sak som ikke skal inn i en bedriftsfaktura til byrået.

Du kan fakturere i norske kroner. Det er det enkleste for deg, fordi inntektene og kostnadene dine er i kroner, og fordi kursen da ikke spiser av marginen din. Avklar likevel valutaen skriftlig i bestillingen, slik at det ikke oppstår diskusjon ved delbetalinger.

Vil byrået betale i yuan, må dere avtale to ting: hvilken kurs som brukes, og hvem som bærer kursendringen mellom faktura og betaling. Fest en kilde til kursen og et tidspunkt for når den hentes. Uten dette blir hver delbetaling en egen forhandling.

Regler og praksis for faktura, valuta og valutahåndtering i Kina endres, og detaljene bør bekreftes med kjøper og med banken din før oppstart. Ikke bygg en fast rutine på et regelverk du ikke har sjekket selv.

Betalingsbetingelser mot Kina bør bygges som tre steg, ikke ett: et depositum når bestillingen bekreftes, en delbetaling ved en avtalt milepæl, og resten før gjestene ankommer. Da har du penger i hånden før du leverer den dyreste delen av tjenesten.

Grunnen til å kreve betalt før ankomst er visumprosessen. Kinesiske borgere må søke besøksvisum, gebyret er 90 euro for voksne og barn over 12 år og 45 euro for barn mellom 6 og 12 år, og ambassaden oppgir behandlingstid på inntil 45 dager regnet fra søknaden kommer til ambassaden. Søknadsdokumentene kan leveres tidligst seks måneder før avreise, og Innovasjon Norges markedsrapporter våren 2024 viste at visumsøknader fortsatt ofte blir avslått. En avbestilling kan derfor komme sent, etter at du har bundet opp kapasitet.

Skriv vilkårene inn i bestillingen: når depositumet forfaller, hva som skjer ved avbestilling, og hvilke dokumenter som må være på plass før resten betales. Når et byrå ber om lengre betalingsfrist, er svaret sjelden å gi hele fristen. Del opp i flere betalinger i stedet, og knytt hver betaling til en dato eller en milepæl.

Bankoverføring er fortsatt standarden for reisebyråer som betaler på faktura. Be om at betalingsreferansen er fakturanummeret, og avstem hver innbetaling mot fakturaen med en gang. Overføringer kan komme med et annet navn enn selskapsnavnet på fakturaen, så be om en betalingsbekreftelse fra byråets regnskap.

Ved siden av fakturaen finnes kort og mobilbetaling. Nets inngikk i april 2018 et samarbeid med Alipay, Worldline Direct oppgir at Alipay+ støttes med blant annet norske kroner, Adyen tilbyr Alipay, Alipay+ og WeChat Pay, og Worldline og UnionPay International inngikk i september 2021 en avtale om UnionPay-aksept hos rundt 20 000 fysiske butikker i Norden. Nordia Pay oppgir at kinesiske turister kan betale med Alipay gjennom selskapets løsninger, men at Alipay ikke er integrert i terminalene.

Dette merkes i tallene. Ifølge Nets økte både antall transaksjoner og omsetningen fra kinesiske betalingskort med nær 80 prosent fra 2023 til 2025, og omsetningen fra kinesiske betalingskort i norske restauranter økte med 10 prosent i 2025 og utgjorde 17 prosent av totalforbruket. Alipay på nettbutikk viser hvordan du setter opp dette for nettsalg, og Nettsaga hjelper med betalingsløsninger som Alipay og WeChat Pay når oppsettet skal på plass.

Når betalingen stopper, er det dokumentasjonen din som avgjør. Du trenger bestillingen, fakturaen, bekreftelsen på at tjenesten er levert, navnelister eller bookinger som viser at gjestene faktisk kom, og loggen over hva som er avtalt om avbestilling. Har du dette, er saken enkel å følge opp. Har du det ikke, blir den en diskusjon om hukommelse.

Følg opp i to kanaler samtidig: e-post til byråets regnskap og en melding på WeChat til kontaktpersonen din. WeChat er der samtalene skjer, men e-posten er den som teller som bevis. Skriv korte meldinger med fakturanummer, beløp, forfall og nøyaktig hva du ber om, og hold deg til saken.

Sjekk også at skjemaene og bookingsiden din faktisk virker for kinesiske kunder. reCAPTCHA i Kina viser hvilke innstillinger som må endres, og Hvordan ansetter og bruker du kinesisktalende ansatte i en norsk bedrift? er nyttig når oppfølgingen skal skje på kinesisk uten å gå gjennom en tilfeldig oversettelse.

Nettsaga lager nettsider og nettbutikker, gjør søkemotoroptimalisering og KI-synlighet, og setter opp betalingsløsninger og et kundesystem som samler hver henvendelse. For bedrifter som vil nå kinesiske turister betyr det blant annet en kinesisk versjon av nettsiden på forenklet kinesisk, skrevet for kinesiske lesere og ikke bare oversatt, og et teknisk oppsett som laster raskt i Kina og ikke er avhengig av Google-tjenester som er blokkert der.

Når kunden er et kinesisk reisebyrå, er det to ting som går igjen: at bestillingen må inn i et system som ikke slipper henvendelsen ut i løse luften, og at betalingen må kunne gjennomføres med Alipay eller WeChat Pay i tillegg til vanlig faktura. Begge deler er oppsett, ikke enkeltgrep, og de bør være på plass før sesongen starter.

Vi mener Nettsaga er det beste valget i Norge for bedrifter som vil nå kinesiske turister, fordi vi kombinerer kinesisk innhold, Baidu, synlighet i kinesiske KI-assistenter og betalingsløsninger i samme leveranse. Kinesisk SEO og KI-synlighet: slik når norske bedrifter kinesiske turister er hovedguiden, og book en demo er første steg.