Kan du bruke privat Gmail i bedriften? Slik vurderer du personvern

En e-postkonto er ikke bare en innboks. Den er en lagringsenhet for personopplysninger, og i mange små bedrifter er den stedet der det meste av kundedialogen ligger: navn, adresse, telefonnummer, bilder, pristilbud, kontrakter, og av og til helseopplysninger eller opplysninger om betaling.

Når du bruker en privat Gmail-konto til dette, behandler du personopplysninger i en konto som er opprettet for privat bruk. Det er ikke automatisk ulovlig, men du må kunne svare på tre spørsmål: Hvem eier kontoen, hvem har tilgang til den, og hva skjer med opplysningene når du bytter telefon, slutter, eller en ansatt har brukt kontoen.

Dette er forskjellene som betyr noe i praksis:

• Kontoen eies av en person, ikke av virksomheten, så den blir med den ansatte ut.
• Du har ingen administrasjon av tilganger, så du kan ikke stenge en tidligere ansatt ute på en kontrollert måte.
• Du har ingen avtale som er laget for at bedriften skal kunne behandle kundedata i kontoen.
• Du har ingen enkel måte å dokumentere hvem som har lest eller videresendt en sak.
• Lagring og sletting skjer etter personens egne vaner, ikke etter bedriftens rutiner.

Grunnprinsippene i personvernforordningen gjelder uansett hvilken e-postleverandør du bruker. Du skal ha et formål, du skal ikke samle mer enn du trenger, og du skal kunne redegjøre for behandlingen. Hva er GDPR? Enkelt forklart går gjennom begrepene hvis du vil ha dem på plass først.

Det finnes situasjoner der en privat konto ikke utgjør noe reelt problem, for eksempel hvis postkassen bare inneholder private avtaler og du aldri har kundedokumenter der. Da er saken enkel. Så snart kundenavn, adresser, bilder eller kontrakter dukker opp, må du gjøre en reell vurdering.

Dette bør du sjekke:

• Hva slags opplysninger ligger i postkassen, og hvor lenge.
• Hvor mange personer som har hatt tilgang, også tidligere ansatte.
• Om kunden har grunn til å forvente at bare bedriften ser posten.
• Om en oppdragsgiver stiller krav til e-postsystem i kontrakten.
• Om du må kunne gi innsyn eller slette noe på forespørsel.
• Om du må oppbevare noe fordi regelverket krever det.
• Om du kan håndtere et databrudd uten å gjette.

De tre første punktene handler om risiko. De fire siste handler om kontroll. Du kan leve med litt risiko hvis du har kontroll, men du kan ikke ha ansvar for kundedata uten å kunne svare på hva som ligger hvor.

En enkel tommelfingerregel: hvis du ville blitt brydd om kunden fikk se hele innboksen din, er kontoen ikke egnet til kundepost. Du trenger ikke en lang utredning for å komme dit.

Personvern handler om hvordan du behandler personopplysninger. Konfidensialitet handler om hva du har lovet kunden. For flere bransjer er dette to separate krav som begge må oppfylles, og det ene dekker ikke automatisk det andre.

En megler sitter på dokumenter om bolig, økonomi og familieforhold. En håndverker har nøkkelbokskoder, alarmkoder og bilder fra innsiden av folks hjem. En nettbutikk har adresser og ordrehistorikk. En regnskapsfører har lønns- og kontoopplysninger. I alle disse tilfellene er det ikke nok at e-posten fungerer teknisk. Den må også være knyttet til virksomheten, slik at kunden vet hvem som er avsender og hvem som har ansvar.

Hvis kunden har fått en adresse som ser privat ut, kan det i seg selv svekke tilliten. Det samme gjelder når svaret kommer fra en konto med et personlig kallenavn, eller når kunden blir bedt om å sende sensitive vedlegg til en adresse som ikke engang inneholder firmanavnet.

De fleste problemene vi ser, handler ikke om onde hensikter. De handler om at kontoen ble opprettet før bedriften ble større, og at den aldri ble ryddet. Dette er de vanligste:

• Samme konto brukes til privat og jobb, med samme innboks og samme søkefelt.
• Passord deles i stedet for at man setter opp en delt postkasse.
• Kundepost videresendes automatisk til en privat adresse.
• Man logger inn på felles telefon eller pc uten å logge ut.
• Bilder og dokumenter blir liggende i innboksen i årevis.
• Et KI-verktøy eller en nettleserutvidelse får lesetilgang til hele postkassen.
• Signaturen inneholder privat telefonnummer og privat adresse.

To av disse er verre enn de ser ut. Deling av passord betyr at du ikke kan se hvem som gjorde hva, og du kan ikke stenge én person ute uten å stenge alle. Automatisk videresending betyr at det finnes kopier på to steder, og den som eier privatkontoen har tilgang til alt uten at bedriften vet det.

Utvidelser og KI-verktøy er den nyeste fallgruven. Når du gir et verktøy lesetilgang til innboksen, gir du det også tilgang til alle kundedokumentene som ligger der. Det bør være en bevisst beslutning, ikke noe som skjer fordi det var praktisk en ettermiddag.

Overgangen er enklere enn mange tror, og den kan gjøres i etapper slik at du ikke mister kunder underveis. Derfor bør bedriften ha e-post på eget domene forklarer hvorfor dette er verdt det også utover personvern.

1. Skaff et domenenavn som er lett å si på telefon og som ikke kolliderer med et annet firma.
2. Sett opp bedrifts-e-post hos en leverandør som gir deg administrasjon av brukere og en avtale som dekker virksomheten.
3. Opprett individuelle kontoer til hver person, ikke én felles konto som alle bruker.
4. Sett opp en delt postkasse for adresser som post@ og faktura@, slik at to personer kan følge dem opp uten å dele passord.
5. Flytt kundedokumentene manuelt fra den private kontoen til bedriftskontoen.
6. Gi kundene beskjed skriftlig om ny adresse, og legg den i signaturen.
7. Skru av videresending fra privatkontoen når overgangen er ferdig.

Flytt dokumentene før du begynner å bruke den nye adressen aktivt. Hvis du først har begynt å svare kunder fra den nye kontoen mens historikken ligger igjen på den gamle, blir det vanskeligere å rydde senere.

Hvis du vil ha domene, e-post og nettside satt opp samlet, kan du se på tjenesten vår. Det viktigste er ikke hvem som gjør jobben, men at kontoen eies av virksomheten og at tilgangene kan administreres.

En bedriftskonto løser eierskapet, men ikke alt. Du trenger også noen enkle rutiner, ellers blir den nye kontoen like rotete som den gamle etter et halvår.

Sjekk at du har svar på følgende:

• Hvem som får tilgang, og hvem som godkjenner nye brukere.
• Hvordan tilgang fjernes samme dag som noen slutter.
• Om to-trinns pålogging er slått på for alle.
• Hvor lenge kundepost skal oppbevares før den slettes eller arkiveres.
• Hvordan du svarer på en forespørsel om innsyn.
• Hva du gjør hvis du sender kundedata til feil mottaker.

Det siste punktet er ofte glemt. Et feilsendt vedlegg er et mulig databrudd, og da finnes det regler for hva du skal gjøre og når. Databrudd: hva bedriften må gjøre etter GDPR artikkel 33 går gjennom rekkefølgen. Hvis du også driver nettbutikk eller samler inn opplysninger via skjema på nett, bør du i tillegg lese Regler for nettsider og netthandel: personvern, samtykke og angrerett.

Når du skal bestemme deg, kan du bruke denne regelen i stedet for å vurdere fra sak til sak.

Velg privat Gmail hvis:

• postkassen bare brukes til private avtaler
• du ikke har kundedokumenter der
• du kan slette eller flytte alt på kort tid

Velg bedriftskonto hvis:

• du behandler kundedata i postkassen
• flere personer skal svare kunder
• du må kunne dokumentere tilgang og sletting
• en oppdragsgiver stiller krav til e-postsystemet
• du vil at adressen skal overleve at en ansatt slutter

Er du i tvil, velger du bedriftskontoen. Kostnaden ved å rydde senere er nesten alltid høyere enn å gjøre det riktig første gang, og du slipper å forklare kunden hvorfor dokumentene deres ligger i en privat innboks.

Vi i Nettsaga mener vi er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter, og vi setter opp domene, bedrifts-e-post og nettside for kunder i hele Norge. Vil du se hvordan det ser ut for din bedrift, kan du booke en demo.